Quem trabalha com venda de mercadorias sabe que nem toda entrega termina como o planejado. O cliente confere a carga, encontra uma avaria, percebe uma divergência no pedido ou simplesmente desiste de parte dos produtos. Nesses casos, surge uma dúvida que costuma gerar erros e retrabalho: qual documento fiscal deve ser emitido, e por quem?

A Secretaria da Fazenda e Planejamento do Estado de São Paulo (Sefaz-SP) trouxe novos esclarecimentos sobre o assunto na Resposta à Consulta Tributária nº 33.157/2026, publicada no Diário Eletrônico em 6 de outubro. A orientação considera as regras do Ajuste SINIEF nº 49/2025, aprovado pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz), e muda de forma importante o procedimento adotado em casos de recusa parcial quando o destinatário é contribuinte do ICMS.

Neste artigo, explicamos de forma clara o que mudou, quais são os prazos, como ficou a divisão de responsabilidades entre remetente e destinatário e o que sua empresa deve fazer para se preparar antes de 1º de janeiro de 2027.

O que é a recusa de mercadorias

A recusa acontece quando o destinatário se recusa a receber, no momento da entrega, toda a mercadoria ou apenas uma parte dela. Os motivos são variados: produtos danificados, quantidade diferente da pedida, item errado, atraso na entrega ou problemas de qualidade.

Existem, portanto, dois cenários principais:

• Recusa total: nenhuma mercadoria é aceita e toda a carga retorna ao estabelecimento de origem.
• Recusa parcial: o destinatário aceita uma parte da carga e recusa o restante.

Do ponto de vista fiscal, a diferença entre eles é grande, porque a nota fiscal original já foi emitida e acompanha a mercadoria. É preciso documentar corretamente o que realmente foi entregue e o que voltou, sob pena de inconsistências no cálculo do ICMS, nos estoques e nas obrigações acessórias.

O que é o Ajuste SINIEF nº 49/2025

O Ajuste SINIEF nº 49/2025 foi publicado em dezembro de 2025 e padroniza procedimentos de emissão de documentos fiscais em situações específicas do dia a dia comercial, como pagamento antecipado, perdas de estoque, redução de valores ou quantidades e retorno de mercadorias por recusa ou não localização do destinatário.

Uma das novidades é a formalização, no layout da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), dos conceitos de nota de crédito e nota de débito. Na prática, isso significa que determinadas operações passam a ter finalidades próprias de emissão, com campos e códigos específicos, o que facilita a rastreabilidade e reduz divergências entre remetente, transportador e destinatário.

As regras do ajuste já produzem efeitos desde 3 de agosto de 2026. A aplicação obrigatória, porém, foi adiada para 1º de janeiro de 2027, por meio do Ajuste SINIEF nº 27/2026, publicado em agosto de 2026. Esse adiamento não altera o conteúdo dos procedimentos, apenas dá mais tempo para que empresas e desenvolvedores de sistemas se adaptem.

Quem emite a NF-e em cada situação

A responsabilidade pela emissão do documento fiscal varia conforme a quantidade de mercadorias recusadas e a condição tributária do destinatário da operação original. De acordo com a Sefaz-SP, o quadro ficou assim.

Recusa total

Quando nenhuma mercadoria é aceita, o remetente deve emitir a NF-e de entrada referente aos produtos que retornam ao seu estabelecimento. Devem ser observadas as disposições do artigo 453 do Regulamento do ICMS de São Paulo (RICMS/SP), com as adaptações técnicas previstas no Ajuste SINIEF nº 49/2025. Esse procedimento permanece inalterado.

Recusa parcial por destinatário contribuinte do ICMS

Esta é a principal mudança. A partir de 1º de janeiro de 2027, quando a recusa for parcial e o destinatário for contribuinte do ICMS, caberá a ele emitir a NF-e de saída referente aos produtos recusados, na forma de nota de débito. O documento deverá fazer referência à nota fiscal original e apresentar o destaque do imposto, quando devido.

No layout da NF-e, isso se traduz no uso da finalidade 6 (nota de débito), com o tipo de nota de débito 09 (retorno por recusa parcial na entrega).

Recusa parcial por destinatário não contribuinte do ICMS

Quando o destinatário não for contribuinte do ICMS, a emissão da NF-e de entrada continua sob responsabilidade do remetente. Isso vale mesmo que o destinatário esteja obrigado a possuir inscrição estadual. Nesse caso, a nota é emitida como nota de crédito, com o tipo correspondente à recusa parcial.

Resumo prático

Para facilitar a consulta, veja a lógica em poucas linhas:

• Recusa total: o remetente emite a NF-e de entrada.
• Recusa parcial, destinatário contribuinte do ICMS: o destinatário emite a NF-e de saída (nota de débito), a partir de 2027.
• Recusa parcial, destinatário não contribuinte do ICMS: o remetente emite a NF-e de entrada (nota de crédito).

Quando as novas regras passam a valer

Embora o Ajuste SINIEF nº 49/2025 produza efeitos desde 3 de agosto de 2026, a aplicação dos procedimentos será obrigatória para os contribuintes paulistas apenas a partir de 1º de janeiro de 2027.

Até o fim de 2026, as empresas poderão adotar as novas regras de maneira facultativa, desde que respeitem a legislação tributária vigente em São Paulo. Ou seja, quem já tiver o sistema preparado pode começar a usar o novo procedimento antes do prazo final, e quem ainda não estiver pronto pode continuar seguindo a orientação anterior até o fim do ano.

A Sefaz-SP esclareceu ainda que o ajuste trata de obrigações acessórias, como a emissão de documentos fiscais e o fornecimento de informações ao Fisco. Por esse motivo, suas disposições podem ser aplicadas no Estado mesmo sem incorporação expressa à legislação estadual, desde que não contrariem as normas paulistas. No caso da recusa parcial, a Secretaria não identificou conflito com o RICMS/SP, que não estabelece expressamente um procedimento específico para essa situação.

Uma regra que mudou várias vezes em 2026

O caminho até a regra atual foi cheio de idas e vindas, e é justamente por isso que muitas empresas ficaram confusas. Veja a sequência dos fatos:

• Dezembro de 2025: o Ajuste SINIEF nº 49/2025 é publicado, já com a distinção entre destinatário contribuinte e não contribuinte na recusa parcial.
• Abril de 2026: o Ajuste SINIEF nº 8/2026 revoga a regra que diferenciava a emissão dos documentos conforme a condição tributária do destinatário.
• 12 de maio de 2026: durante o período em que a regra esteve revogada, a Sefaz-SP publica a Resposta à Consulta nº 33.490/2026, orientando que o remetente emitisse NF-e de entrada, na forma de nota de crédito, em todas as situações de recusa parcial.
• Agosto de 2026: o Ajuste SINIEF nº 27/2026 fixa 1º de janeiro de 2027 como data de obrigatoriedade.
• Setembro de 2026: o Ajuste SINIEF nº 34/2026 restabelece a distinção entre destinatário contribuinte e não contribuinte.
• 6 de outubro de 2026: a Sefaz-SP publica a Resposta à Consulta nº 33.157/2026, esclarecendo o procedimento definitivo.

Com o restabelecimento da regra, a orientação da Resposta à Consulta nº 33.490/2026 deixou de refletir o procedimento aplicável à recusa parcial quando o destinatário é contribuinte do ICMS. Por isso, a atenção deve ser redobrada para as empresas que adaptaram seus processos com base no Ajuste SINIEF nº 8/2026 ou naquela resposta.

Como ficou a orientação anterior da Sefaz-SP

A Resposta à Consulta nº 21.837/2020 tratava do retorno de mercadorias recusadas que voltavam ao estabelecimento de origem no mesmo veículo utilizado para a entrega. Na ocasião, a Sefaz-SP orientou que a recusa fosse documentada seguindo o procedimento aplicável à recusa total, com as adaptações necessárias quando apenas parte da carga fosse devolvida.

Com a edição do Ajuste SINIEF nº 49/2025, passaram a existir regras específicas para a recusa parcial. A Secretaria esclareceu que a mudança decorre da alteração das normas aplicáveis, e não de uma revisão do entendimento anterior. Por isso, a Resposta à Consulta nº 21.837/2020 e outras consultas que adotaram o procedimento antigo não precisam ser reformadas ou canceladas.

Essas orientações permanecem aplicáveis às operações realizadas até 1º de janeiro de 2027, sem impedir que os contribuintes optem por seguir as novas regras desde 3 de agosto de 2026.

Contribuinte do ICMS não é o mesmo que contribuinte do IBS

Outro ponto esclarecido pela Sefaz-SP diz respeito ao significado do termo “contribuinte” no Ajuste SINIEF nº 49/2025. Segundo a resposta, a expressão se refere ao contribuinte do ICMS, e não ao contribuinte do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS).

A interpretação considera que o ajuste foi firmado no âmbito do Confaz para disciplinar obrigações acessórias relacionadas ao ICMS. Assim, o procedimento previsto para a recusa parcial por destinatário contribuinte desse imposto não se estende automaticamente aos prestadores de serviços que não sejam contribuintes do ICMS.

Para as operações sujeitas às regras do IBS e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), os prestadores deverão observar a documentação fiscal aplicável a esses tributos, que pode envolver a emissão de nota de débito sem destaque dos impostos. Essa sistemática é distinta da prevista no ajuste do Confaz.

Esse detalhe é relevante para empresas que atuam com mercadorias e serviços ao mesmo tempo, ou que já estão se preparando para a Reforma Tributária do consumo. Vale lembrar que o adiamento para 2027 se aplica exclusivamente ao ICMS, e que o cronograma de CBS e IBS segue regras próprias para cada documento fiscal eletrônico.

Impactos práticos para as empresas

A mudança parece pequena no papel, mas mexe com rotinas de várias áreas da empresa. Entre os principais impactos, destacamos:

Faturamento e emissão de notas. O fluxo muda conforme o tipo de cliente. Se o cliente é contribuinte do ICMS e recusa parte da carga, o remetente não emite mais a nota de entrada: ele passa a receber do cliente uma nota de débito referente à parcela recusada. Se o cliente não é contribuinte, o procedimento permanece com o remetente.

Cálculo e apuração do ICMS. O destaque do imposto na nota de débito, quando devido, precisa ser tratado corretamente na escrituração, tanto por quem emite quanto por quem recebe o documento. Erros nesse ponto podem gerar crédito indevido, estorno incorreto e divergências na apuração.

Sistemas de gestão (ERP). Os sistemas precisam estar parametrizados para reconhecer as finalidades de nota de débito e de crédito, os tipos específicos para recusa parcial e a referência à nota original. Também é necessário que o sistema identifique se o destinatário é ou não contribuinte do ICMS.

Logística e transportadoras. O Ajuste SINIEF nº 49/2025 prevê o registro de eventos eletrônicos nos casos de recusa ou não entrega, o que exige alinhamento entre o remetente, o transportador e o cliente.

Relacionamento com clientes. Como o destinatário contribuinte passa a emitir um documento fiscal, é importante comunicar os clientes sobre a nova rotina e orientá-los quanto aos dados que precisam constar na nota de débito.

Checklist para se preparar até janeiro de 2027

Com pouco mais de dois meses até o início da obrigatoriedade, o ideal é começar a adequação agora. Sugerimos os seguintes passos:

1. Mapeie as operações com devolução ou recusa. Levante quantas vezes por mês sua empresa registra recusas parciais e totais, e para quais tipos de cliente.
2. Classifique seus clientes. Identifique quem é contribuinte do ICMS e quem não é, incluindo os que possuem inscrição estadual mas não são contribuintes do imposto.
3. Revise o fluxo atual. Verifique se sua empresa adotou procedimentos com base no Ajuste SINIEF nº 8/2026 ou na Resposta à Consulta nº 33.490/2026, pois eles precisam ser revistos.
4. Converse com o fornecedor do sistema. Confirme se o ERP e o emissor de NF-e estão atualizados para as novas finalidades e tipos de nota.
5. Faça testes antes do prazo. Como o uso é facultativo até o fim de 2026, é possível simular operações e corrigir falhas sem risco de descumprir a obrigação.
6. Treine as equipes. Fiscal, comercial, logística e atendimento precisam falar a mesma língua sobre o novo procedimento.
7. Atualize contratos e comunicados. Se necessário, ajuste as condições comerciais e informe clientes e transportadores sobre a nova rotina.

Fale com a Contábil Abreu

Sua empresa tem dúvidas sobre como emitir notas fiscais em casos de recusa de mercadorias ou precisa revisar seus processos fiscais antes de 2027? A equipe da Contábil Abreu está pronta para analisar o seu caso, orientar a adequação dos seus sistemas e garantir que sua empresa esteja em dia com as obrigações fiscais.

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