A emissão de notas fiscais sobre receitas de aluguel de imóveis é um tema que gera muitas dúvidas entre empresários, contadores e advogados tributários. Historicamente, aluguéis de imóveis, sejam comerciais ou residenciais, ficaram à margem da obrigatoriedade de nota fiscal, por não serem considerados serviços tributáveis pelo ISS (Imposto Sobre Serviços). No entanto, com mudanças recentes na legislação e a crescente digitalização das obrigações fiscais, este cenário está evoluindo.

Este artigo, escrito sob a perspectiva de um contador e jornalista experiente, aborda de forma técnica e clara quando e por que empresas de todos os portes e regimes tributários devem emitir notas fiscais ao receber aluguéis, com foco especial nas normas da cidade de São Paulo e comparações com outras regiões do Brasil.

O objetivo é esclarecer as regras atuais, diferenças entre documentos fiscais (nota fiscal eletrônica versus recibos), obrigações acessórias envolvidas, distinções entre locadores pessoa física e pessoa jurídica, implicações tributárias e riscos de não emissão. Também serão mencionados entendimentos de órgãos fiscais e jurisprudência relevante, além de apontar tendências futuras com a reforma tributária.

Obrigatoriedade da Nota Fiscal na Locação de Imóveis

Locação não é serviço (na lógica clássica do ISS)

Pela estrutura jurídica tradicional do sistema tributário brasileiro, a locação de bens – incluindo imóveis – não é considerada prestação de serviço, mas sim uma obrigação de “ceder o uso” de um bem. Isso tem reflexos diretos na tributação municipal: o ISS é um imposto que recai sobre serviços listados em lei complementar. Em linhas gerais, a locação pura de bens não integra a lista típica de serviços, e por isso, historicamente, não gerava ISS.

Por consequência, durante anos a regra prática foi: se não existe ISS sobre a locação pura, não há, em princípio, uma obrigação típica municipal de emissão de Nota Fiscal de Serviços (NFS-e), porque ela é o documento “natural” do ISS.

Em São Paulo, isso sempre foi percebido de forma clara: o sistema municipal de NFS-e foi desenhado para atividades de serviço tributáveis, e a locação de imóvel puro não se encaixava com facilidade, pois não havia um código de serviço correspondente como “locação de imóvel” no contexto de ISS.

Exceções: quando “aluguel” vira operação com serviço

Apesar da locação pura não ser vista como serviço, existem situações em que a operação tem formato híbrido. Nesses casos, é comum que a fiscalização e a jurisprudência requalifiquem a operação como prestação de serviço, seja integralmente, seja parcialmente.

Exemplos comuns de risco:

• Contratos em que há cessão de espaço com serviços essenciais inseparáveis (limpeza, segurança, recepção, manutenção obrigatória e contínua, suporte, estrutura técnica).

• Locação de máquinas com operador, ou fornecimento de mão de obra operacional embutida.

• Modelos em que a “locação” é apenas uma forma de disfarçar uma prestação de serviço.

Nessas hipóteses, a emissão de NFS-e pode se tornar exigível sobre a parte reconhecida como serviço, e haverá recolhimento de ISS.

A recomendação técnica aqui é objetiva: se existe prestação de serviço no contrato, deve-se separar e documentar com rigor o que é locação e o que é serviço. Quando a separação é artificial ou impossível, o risco de tributação integral como serviço aumenta.

Documentação sempre foi necessária, ainda que sem NFS-e

Mesmo quando a locação não exigia nota fiscal municipal, a operação nunca esteve “fora do radar” tributário. A receita de aluguel sempre foi relevante para Imposto de Renda e contribuições federais. Por isso, mesmo sem NFS-e, é indispensável documentação.

Da ótica do locatário (inquilino), especialmente quando é empresa, é essencial ter contrato e comprovantes robustos para justificar a despesa de aluguel na contabilidade.

Recibo de Aluguel vs. Nota Fiscal Eletrônica: o que muda na prática

Até a transição que vem com a reforma tributária, o documento mais comum para formalizar aluguel era:

• contrato de locação;

• recibos mensais (ou faturas de locação) emitidos pelo locador.

Recibo/fatura de locação

É um documento particular que comprova a obrigação e o pagamento. Ele tem validade jurídica e é aceito como comprovante contábil, desde que contenha dados adequados: identificação das partes, descrição do imóvel, valor, competência, data, assinatura ou comprovação digital.

Ele não gera crédito tributário e não se confunde com nota fiscal, mas cumpre função decisiva em auditorias, controles internos e fiscalização de renda.

NFS-e (nota fiscal eletrônica)

A NFS-e é o documento fiscal municipal ou nacional típico de serviços. Na lógica anterior, ela não era “natural” para locação de imóvel, porque não havia ISS e não havia item de serviço.

Agora, com a evolução normativa, o cenário muda: a nota fiscal eletrônica passa a ser utilizada como instrumento de controle e apuração de novos tributos sobre consumo, inclusive para locações.

Pessoa Física vs. Pessoa Jurídica: tratamento e obrigações

Locador pessoa física

Pessoa física, tradicionalmente, não emite nota fiscal municipal por aluguel. A formalização sempre foi por contrato e recibo.

O ponto crítico surge quando o locatário é pessoa jurídica: nesse caso, a empresa locatária pode ter dever de retenção de IR na fonte, conforme regras de retenção sobre aluguel pago a pessoa física. A retenção não elimina a obrigação do locador declarar o rendimento, mas serve como antecipação do imposto.

Se o locatário for pessoa física, não há retenção na fonte e o controle fica com o locador via carnê-leão (quando aplicável) e declaração anual.

Locador pessoa jurídica

Quando a receita de aluguel entra em uma pessoa jurídica, passa a existir uma camada mais estruturada de obrigações: escrituração contábil, apuração de tributos federais e declarações acessórias. A emissão de documento (recibo/fatura) sempre foi recomendada, ainda que nota fiscal municipal não fosse exigida.

Além disso, a forma de tributação depende do regime:

Simples Nacional

Em regra, empresa que explora locação de imóveis próprios como atividade principal tende a encontrar impedimentos relevantes no Simples, com exceções específicas quando a operação se mistura a atividades sujeitas ao ISS ou quando a estrutura jurídica da empresa envolve outras receitas efetivamente tributáveis como serviço.

É um ponto que exige revisão do objeto social, CNAEs e realidade operacional, porque o enquadramento incorreto pode gerar desenquadramento e autuações.

Lucro Presumido

É um regime muito usado por holdings patrimoniais e empresas de locação. Na prática, receitas de aluguel entram como receita bruta e sofrem apuração por presunção para IRPJ e CSLL, além de incidência de PIS e COFINS em regime cumulativo.

Lucro Real

No Lucro Real, a receita entra no lucro contábil ajustado. A vantagem técnica é a possibilidade de deduzir despesas relacionadas ao imóvel (quando comprovadas e permitidas), o que pode reduzir a base de IRPJ e CSLL. Por outro lado, o tratamento de PIS/COFINS pode ser mais pesado dependendo da operação e do aproveitamento (ou não) de créditos.

Imunes e isentas

Entidades com imunidade ou isenção devem ter cautela: receitas de aluguel precisam ser tratadas com transparência, respeitando a destinação institucional e as exigências legais. Em alguns cenários, a locação pode ser admitida sem descaracterizar a condição, desde que os recursos sejam aplicados nos fins essenciais. Porém, isso não elimina obrigações formais de registro e comprovação.

Obrigações acessórias e impostos ligados ao aluguel

Mesmo sem nota fiscal, a receita de aluguel exige:

• registro contábil correto;

• apuração e recolhimento de tributos federais (IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, conforme regime);

• entrega de obrigações acessórias como escrituração contábil e fiscal, declarações de débitos e créditos e demais módulos do SPED aplicáveis.

O ISS só entra em cena se houver serviço. Quando há serviço no pacote, a emissão de NFS-e é obrigatória sobre a parcela do serviço e o ISS deve ser recolhido.

Também é essencial avaliar retenções em situações específicas: aluguel pago por PJ para PF, e operações com órgãos públicos, que podem ter regras próprias de retenção.

Riscos da não formalização e da não emissão (no contexto antigo e no novo)

Cenário antigo (sem obrigatoriedade de NFS-e para locação pura)

O risco central sempre foi a omissão de receita e o descasamento entre vida financeira e declarações fiscais. Mesmo sem nota fiscal, a Receita Federal sempre pôde fiscalizar rendimentos por:

• movimentação bancária;

• cruzamento com contratos e registros;

• informações de imobiliárias e administradoras;

• inconsistências patrimoniais.

Quando identificada omissão, as consequências costumam ser relevantes: autuação, multas e juros, e em casos graves, repercussões penais.

Cenário novo (com obrigação de documento fiscal eletrônico)

A tendência é que a fiscalização se torne mais automatizada. Se a obrigação de emitir nota fiscal de locação for implementada em escala nacional, o cruzamento será ainda mais direto: o pagamento do aluguel existirá no sistema bancário, e a nota correspondente deverá existir na base fiscal.

Isso reduzirá drasticamente a margem para informalidade, especialmente para locadores com muitos imóveis e receitas relevantes.

Entendimentos e jurisprudência: o fio condutor

O entendimento jurídico consolidado sempre foi:

• locação pura não é serviço;

• se houver obrigação de fazer embutida e inseparável, pode ser serviço;

• a forma contratual não pode ser usada para disfarçar natureza tributável.

Essa linha orienta a estruturação de contratos e a postura contábil correta: transparência, segregação de receitas e documentação clara.

São Paulo como referência e o cenário nos demais estados

São Paulo

São Paulo sempre foi referência por ter um sistema municipal robusto para NFS-e. Ainda assim, a locação de imóvel puro não estava dentro da dinâmica padrão do ISS. Por isso, o locador paulista tipicamente usava contrato e recibo.

Com a transição para padrões nacionais de NFS-e e a incorporação de novos tributos sobre consumo, São Paulo passou a operar em regime de adaptação de layouts e integração. A cidade tende a seguir o padrão nacional assim que a obrigatoriedade de emissão para locação for plenamente implementada.

Outros estados e municípios

No Brasil, a lógica tributária municipal não variava tanto quanto se imagina nesse tema: a locação pura não era foco de ISS. O que variava era o nível de digitalização de cada prefeitura e sua capacidade de orientar o contribuinte.

O ponto chave agora é a padronização: com a NFS-e nacional e regras unificadas, as diferenças municipais tendem a diminuir ao longo do tempo, ainda que a implementação prática possa ocorrer em ritmos diferentes.

Reforma tributária e a virada: por que agora se fala em nota fiscal para aluguel

A grande mudança está na tributação sobre consumo e na busca por padronização e rastreabilidade fiscal. Ao incluir locações no radar de novos tributos (como IBS e CBS), surge a necessidade operacional de um documento fiscal eletrônico padronizado que registre:

• o valor da locação;

• a identificação do imóvel;

• as partes envolvidas;

• a competência e o período;

• e os campos de tributos aplicáveis no novo modelo.

Isso abre uma fase de adaptação para empresas locadoras e, possivelmente, para pessoas físicas com grande volume de locações. Mesmo quando não houver imposto efetivo em determinado momento, o documento fiscal pode ser exigido como obrigação acessória.

Esse ponto muda a cultura do setor e exige planejamento: sistemas, cadastros, cláusulas contratuais de repasse de tributos e reestruturação dos fluxos contábeis.

Visão geral

A emissão de nota fiscal em receitas de aluguel está deixando de ser um tema “opcional” ou “secundário” para entrar no centro da agenda tributária. Por décadas, locação de imóvel puro não teve ISS e, portanto, não se encaixava naturalmente na emissão de NFS-e. A formalização se deu por contrato e recibos.

Mesmo assim, a receita sempre exigiu rigor contábil e fiscal, com registros e declarações federais, sob pena de autuações por omissão.

Agora, com a reforma tributária e a expansão da tributação sobre consumo, o Estado precisa de um mecanismo padronizado de controle. A nota fiscal eletrônica nacional surge como instrumento dessa nova realidade, com expectativa de crescimento na obrigação de emissão para locações.

Para empresas, o caminho técnico é claro: mapear contratos, separar locação de serviços quando existir mistura, revisar regimes tributários, estruturar rotinas de emissão e escrituração e preparar tecnologia e processos. Para locadores pessoa física em grande escala, a adaptação também será inevitável.

O aluguel continuará sendo uma das formas mais tradicionais e sólidas de renda patrimonial. O que muda é o nível de formalização. E, para quem atua com profissionalismo, essa mudança é também uma oportunidade: reduzir riscos, melhorar governança, aumentar transparência e operar com mais segurança jurídica e fiscal.

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