A Reforma Tributária do Consumo, implementada pela Lei Complementar 214/2025, introduz os novos tributos — o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) — que exigem adaptações profundas nos documentos fiscais eletrônicos (NFe e NFCe).

A partir de janeiro de 2026, o preenchimento correto dos dados relativos ao IBS e à CBS será obrigatório. A inobservância desses requisitos poderá gerar a rejeição automática das notas fiscais.

A seguir, elencamos os principais pontos dessas adequações, as exigências técnicas e orientações para uma implementação segura.

1. O que Muda: Novos Campos e Estrutura nas Notas Fiscais

Com a nova normativa (Nota Técnica 2025.002-RTC, versão atualizada), serão exigidos novos grupos, tags e validações nos layouts de NFe e NFCe para inserir informações relativas ao IBS, à CBS e ao Imposto Seletivo (IS) nos documentos fiscais eletrônicos.

As principais alterações previstas incluem:

• Grupo UB (Detalhe por Item): Cada item da nota deverá trazer o detalhamento de tributos, incluindo a alíquota efetiva (IBS, CBS e IS) e parâmetros específicos como crédito presumido, devolução, monofasia, diferimento, entre outros.

• Grupo VB (Totalizações por Item): Deverá apresentar as totalizações com os valores correspondentes aos novos tributos para cada item.

• Grupo W03 (Totalização Geral): Este grupo de totalização deverá incluir o somatório dos valores totais de IBS, CBS e IS no documento fiscal completo.

• Novos Campos Auxiliares: Inclusão de campos para a alíquota efetiva, crédito presumido, devolução, monofasia, diferimento, base de cálculo, etc.

• Atualização das Tabelas de Classificação Tributária: Alteração das tabelas de cClassTrib e dos Códigos de Situação Tributária (CST-IBS / CST-CBS), com nova codificação aprovada em junho de 2025.

• Tabela de Crédito Presumido: Inclusão da Tabela de Crédito Presumido para CBS / IBS, que define as hipóteses e os percentuais para a apropriação de créditos tributários.

Essas adaptações exigem que os sistemas de emissão, ERP, automação fiscal, bem como as equipes de TI e fiscal, realizem ajustes nos layouts XML, nas rotinas de cálculo e nas validações.

2. Prazos e Cronograma de Transição

A mudança será gradual, com etapas de homologação (testes) e produção, culminando em obrigatoriedade plena a partir de janeiro de 2026. A seguir, os marcos relevantes:

• Julho – Agosto de 2025: Implantação dos schemas. Os campos IBS/CBS são opcionais, com aplicação de regras de validação apenas se os campos forem preenchidos.

  • Fase: Ambiente de homologação para testes.

• Outubro de 2025: Preenchimento dos campos IBS/CBS passa a ser obrigatório para homologação. Em produção, o preenchimento será facultativo — se informados, regras de validação serão aplicadas.

  • Fase: Foco na adaptação dos sistemas.

• Janeiro de 2026: Em produção, o preenchimento dos campos de IBS e CBS será obrigatório para todas as notas fiscais. Documentos sem essas informações poderão ser rejeitados.

  • Fase: Início da vigência legal das exigências.

Importante destacar: A partir de 06 de outubro de 2025, com a versão 1.30 da Nota Técnica, o governo flexibilizou temporariamente a exigência de preenchimento das tags de IBS/CBS nos documentos fiscais, como forma de garantir adaptabilidade. Contudo, o cronograma oficial (janeiro de 2026) não foi alterado.

3. Principais Riscos e Impactos para a Não Conformidade

• Rejeição Automática das Notas Fiscais: A partir de 2026, notas emitidas sem o preenchimento dos campos de IBS e CBS poderão ser rejeitadas pelo sistema fiscal.

• Erros de Validação: A NT já define códigos de rejeição específicos para situações de preenchimento incorreto ou omisso, como “Falta de informações de IBS/CBS” (rejeição 1115), “IBS municipal igual a zero no documento de 2026” (rejeição 1036), etc.

• Necessidade de Recodificação Fiscal nos Sistemas: ERPs, módulos fiscais, emissores de NF-e/NFC-e e integração com contabilidade precisarão ser atualizados para considerar as novas tabelas, regras de cálculo e validações.

• Treinamento das Equipes Fiscais e de TI: Os profissionais que lidam com emissão de notas e controle tributário precisarão conhecer as novas regras, parâmetros e tratamento de exceções.

• Risco de Penalidades e Autuações: Falhas ou inconsistências sistemáticas na emissão podem levar a autuações fiscais, multas ou exigências de ajustes retroativos.

4. Recomendações para Implementação Segura

1. Antecipar os testes em ambiente homologado: Aproveite o período entre agora e o início de produção para testar intensivamente os novos layouts, validações e fluxos de emissão com as tabelas de IBS/CBS.

2. Parametrização robusta das tabelas tributárias: Mantenha as novas tabelas de cClassTrib, CST-IBS/CBS e crédito presumido atualizadas nos sistemas e revise os parâmetros de alíquota para cada item.

3. Validações internas antes da emissão: Implemente regras de conferência no ERP ou sistema emissor para evitar envio de notas com dados inconsistentes ou incompletos (ex. alíquota = zero indevidamente).

4. Atualizar manuais e documentação interna: Registre as novas regras, códigos e fluxos de tratamento e distribua para as equipes fiscais, contábeis e operacionais.

5. Apoio contábil especializado e consultoria fiscal: Contadores e consultores tributários devem estar envolvidos para validar o cálculo dos tributos e assegurar aderência à legislação.

6. Monitoramento de situações de exceção: Produtos sujeitos à monofasia, devoluções, diferimento ou operações não tributadas exigem atenção especial no momento de parametrização.

7. Planejamento de contingências: Esteja preparado para lidar com rejeições de notas ou ajustes emergenciais nos primeiros meses para minimizar impacto no fluxo de caixa e no processo operacional.

A adequação da NFe e NFCe às novas tabelas e dados de IBS e CBS representa uma mudança estrutural e desafiadora para empresas de todos os portes. A complexidade técnica, aliada ao risco de rejeição e penalidades, exige planejamento, testes antecipados e o envolvimento coordenado das áreas Fiscal, TI e Contábil.

Apesar de a obrigatoriedade plena entrar em vigor apenas em janeiro de 2026, o tempo real para adaptação é curto. Quanto mais cedo a empresa começar a parametrização e os testes em homologação, maiores serão as chances de uma transição suave e sem surpresas operacionais.

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